5 nasvetov za enostavnejše obvladovanje dokumentacije
Delo s poslovno dokumentacijo je sigurno eno od področij, ki marsikateremu podjetju predstavlja težavo. Hitra prilagoditev dela v preteklem letu nas je naučila, da z digitalizacijo lahko odpravimo marsikatero nevšečnost, pogosto pa je bila le-ta celo pogoj za nemoteno poslovanje.
Za vas smo zbrali 5 nasvetov, s katerimi si lahko pomagate pri začetkih elektronskega poslovanja:
1. Dobavitelje prosite, da vam dokumentacijo (račune, pogodbe, dopise, ponudbe) pošiljajo v elektronski obliki. Dokumenti bodo tako hitreje prišli do pravega prejemnika v podjetju in se ne bodo izgubili, pogodbe bodo podpisane, računi pa plačani. Posledično pa boste na boljšem tako vi, ko tudi dobavitelj.
2. Vsem svojim kupcem sporočite, da boste dokumentacijo in izdane račune pošiljali preko elektronskih poti. Razne pomisleke vaših partnerjev lahko hitro argumentirate z razlago prejšnje točke.
3. Z učinki brezpapirnega poslovanja seznanite vodstvo podjetja. Dejstvo je, da morajo spremembe procesov prvotno dobiti zeleno luč in podporo pri vodstvu. Nemoteno obvladovanje poslovne dokumentacije od kjerkoli in nižji stroški poslovanja so najpogosteje zadosten argument.
4. Z novim načinom poslovanja seznanite vse zaposlene. Pomembno je namreč, da se prav vsak zaveda prednosti elektronskega poslovanja in da vsi zaposleni delujejo na enak način.
5. Uporabite orodje, ki vam bo pomagalo pri obvladovanju procesa izmenjave dokumentacije po elektronski poti. Pozorni bodite predvsem na digitalizacijo vhodnih dokumentov (tistih, ki bodo še vedno prispeli v papirnati obliki), avtomatski zajem dokumentov, ki jih prejmete po elektronski poti, zmožnost kreiranja dokumentov in obrazcev v elektronski obliki, in na elektronsko hrambo, ki vam bo pomagala pri hitrejšemu iskanju in sledljivosti dokumentacije.
