5 saveta za lakše upravljanje dokumentacijom
Rad sa poslovnom dokumentacijom svakako je jedno od područja koje predstavlja problem mnogim kompanijama. Brzo prilagođavanje posla tokom protekle godine naučilo nas je da digitalizacija može eliminisati mnoge neprijatnosti, a često je to čak bio i uslov za nesmetano poslovanje.
Za vas smo prikupili 5 saveta koji će vam pomoći da započnete e-poslovanje:
1. Zamolite dobavljače da vam pošalju dokumentaciju (račune, ugovore, pisma, ponude) u elektronskom obliku. Dokumenti će brže doći do pravog primaoca u kompaniji i neće se izgubiti, ugovori će biti potpisani i računi će biti plaćeni. Kao rezultat, i vama će biti bolje kao i dobavljaču.
2. Obavestite sve svoje kupce da ćete dokumentaciju i račune izdate elektronskim kanalima. Objašnjavanjem prethodne tačke možete brzo raspravljati o raznim zabrinutostima svojih partnera.
3. Obavestite rukovodstvo kompanije o efektima rada bez papira. U stvari, promene procesa u početku moraju dobiti podršku menadžmenta. Glatko upravljanje poslovnom dokumentacijom sa bilo kog mesta i niži operativni troškovi najčešće su dovoljan argument.
4. Upoznatjte sve zaposlene sa novim načinom poslovanja. Važno je da svi budu svesni prednosti e-trgovine i da svi zaposleni rade na isti način.
5. Koristite alatku koja će vam pomoći da savladate proces razmene dokumentacije elektronskim putem. Posebno obratite pažnju na digitalizaciju ulaznih dokumenata (onih koje ćete i dalje primiti u papirnatom obliku), automatsko snimanje dokumenata koje primate elektronskim putem, mogućnost kreiranja dokumenata i obrazaca u elektronskom obliku i elektronska arhiva koja će vam pomoći brzom pretragom i sledljivosti dokumentacije.
