EBA DMS

EBA DMS je u skladu sa zahtevima za sertificiranje sistema za upravljanje kvalitetom QMS-a. Obezbeđuje efikasno upravljanje dokumentima u skladu sa zakonima i propisima. Rešenje je veoma korisno u olakšavanju i efektivnom sprovođenju periodičnih provera. Omogućava upravljanje svim informacijama u vezi sa razvojem proizvoda i pružanjem usluga koje zahtevaju visok nivo osiguranja kvaliteta.
Nudi sljedeće funkcijonalnosti:

• pojednostavljenje svih postupaka pri operacijama, koje povezujemo sa ISO dokumentacijom;
• jednostavna, brza i pregledna distribucija ISO dokumenata korisnicima;
• laka i pregledna sledljivost dokumenata (revizije, verzije);
• integracija sa MS office okruženjem;
• revizorski sled dokumenata (ko, kada i na kakav način je pristupio ili koristio dokument);
• jednostavno dodeljivanje prava korisnicima ISO dokumentacije na pojedinačne dokumente;
• ušteda vremena na poslu sa ISO kvalitetnim dokumentima (ocena korisnika);
• pristup bilo kojoj informaciji koja se odnosi na upotrebu ISO dokumentacije u samo nekoliko sekundi;
• informisanje korisnika o novim važećim dokumentima;
• sveobuhvatna kontrola celokupnog životnog ciklusa ISO dokumentacije.

Tokom svog životnog ciklusa (postojanja) projekat uključuje različite vrste dokumenata, a za uspešno upravljanje i realizaciju projekta potrebna je dobro uređena projektna dokumentacija. Ako projekat još nadogradite korišćenjem barkoda, procesima digitalizacije, indeksiranja i povezivanja dokumenata sa odgovarajućim zapisima onda je u svom rešenju potpuno automatizovan.
Dodatna ključna prednost je pristup projektnoj dokumentaciji preko interneta, jer svim učesnicima u projektu omogućava pregled dokumentaije sa udaljenih lokacija. Dodavanje, uređivanje i odobravanje dokumentacije ne zahteva fizičko prisustvo vaših zaposlenih, već sve ovo mogu raditi od kuće, na službenom putu ili na mestu izvođenja projekta.
EBA DMS tako podržava sve procese, koji se odvijaju u okviru projektne kancelarije, kao što su:

• upravljanje procesom implementacije projekta
• upravljanje projektnom dokumentacijom
• praćenje kvaliteta proizvoda projekta
• upravljanje projektnim proizvodima
• upravljanje rizicima u projektu
• praćenje proizvoda projekta
• praćenje propisanih obrazaca

Proces za uspešno i blagovremeno rešavanje reklamacija uključuje različite dokumente i zaposlene, kojima je potreban pristup svim izvorima informacija kojima kompanija raspolaže.
Sa EBA DMS-om, reklamacije će se rešavati elektronskim putem, pružajući pregledna, usklađena i sistematična rešenja. Na kraju, ali ne i najmanje važno, alat vam omogućava da ugradite date informacije u poboljšanje svojih proizvoda i proizvodnju novih.
Ako odlučite da koristite EBA DMS rešenje, garantujemo vam:

• smanjenje rizika rešavanja žalbi kroz upravljanje i praćenje procedura poravnanja i komunikacije sa potrošačima,
• rešavanje reklamacija u propisanim rokovima i u skladu sa zakonom,
• poboljšanje proizvoda zarad poboljšanja odnosa sa kupcima,
• poboljšana preglednost u rešavanju reklamacija pri izradi revizorskih izveštaja o postupku rešavanja žalbi,
• povećanje sigurnosti pristupu informacijama o reklamacijama.
•  

EBA DMS nudi potpunu kontrolu i upravljanje HACCP dokumentacijom, bez obzira na vrstu i format dokumenta. Automatski radni krugovi i pravila obezbeđuju da su dokumenti pravilno usmereni na preglede i odobravanja. EBA DMS takođe nudi čuvanje čitave istorije promena dokumenta. Prednosti koje obezbeđuje EBA DMS su:

• podrška svih oblika i tipova dokumenata (bezbednosti listovi, atesti, sertifikati saglasnosti, praćenje sirovina, propisa, norme,…),
• podrška elektronskih obrazaca,
• korišćenje šablona dokumenata,
• čuvanje celokupne istorije dokumenata,
• ispis tragova,
• sistem za obaveštavanje o izmenama dokumenata,
• automatsko izvršavanje akcija na graničnim podacima,
• udaljeni pristup dokumentima,
• zaštita dokumenata od neovlašćenih lica.

Kadrovska ili personalna mapa zaposlenih je skup svih potrebnih dokumenata i informacija koje kompanija/ kadrovska služba nužno treba u svom radu a u vezi sa regulisanjem radnih odnosa. Ove informacije moraju se prikupljati i čuvati trajno i proslediti na propisane obrasce različitim institucijama. Što više informacija ima, efikasnije je. Naravno, mora obavezno poštovati pravila za zaštitu ličnih podataka, na zahtev GPRD.
U kadrovskoj mapi, na pregledan način, kreiramo pregled obaveznih podataka iz Zakona o radnoj i socijalnoj zaštiti:

• evidencije zaposlenih (podaci o radniku, podaci o radnoj knjižici, podaci o ugovoru o radu, podaci o raskidu ugovora o radu)
• evidencije o troškovima rada (mesečni podaci o zaradama i naknadama, podaci o ostalim troškovima, podaci o zakonskim doprinosima za socijalno osiguranje za svakog radnika);
• evidencije o radnom vremenu (dnevni podaci o broju sati, prekovremeni rad)
• evidencije o rešavanju kolektivnih radnih sporova kod poslodavaca.

Za svakog zaposlenog možemo upravljati zbirkom dokumenata, na primer:

• dokumentima o procesu zapošljavanja i radnom odnosu,
• dokaz o obrazovanju i obuci,
• ugovor o radu i aneksi,
• lekarski sertifikati,
• sertifikati o obuci,
• razvoj sodelavca,
• obaveštenja o godišnjim odmorima,
• potpisane izjave zaposlenih itd.

EBA DMS jednostavno upravlja procesom upravljanja narudžbinama. Korišćenjem elektronske forme ili elektronske pošte pokrenut je proces (zahtev), koji zahteva potvrdu na strani nadređene osobe. Kada se obavi potvrda, postupak se automatski kreira u službi nabavke, koja izdaje narudžbenicu i šalje je direktno preko sigurne veze dobavljaču koristeći EBA DMS aplikaciju. Prilikom kreiranja narudžbine uvek imamo kontrolu nad primljenim računima, jer ih EBA DMS sistem automatski povezuje sa poslatim narudžbinama. Postupak likvidacije primljenih računa je jednostavan i transparentan, što pojednostavljuje likvidaciju takvog primljenog računa.