Optimizacija poslovnih procesa

BPM - Business Process Management

Optimizacija poslovnih procesa predstavlja važan element u postojanju savremenih preduzeća. Kontinuirano unapređenje poslovnih procesa rezultira poboljšanjem kvaliteta, skraćivanjem proizvodnog ciklusa, smanjenjem troškova i drugim pozitivnim efektima. Poslovni procesi u uslužnoj industriji takođe se mogu pojednostaviti, automatizovati, izmeriti i poboljšati.

Optimizacija poslovnih procesa donosi pojednostavljenje rada, ali i oslobađanje i distribuciju naloga. Optimizacija ili BPM ima za cilj vidljiv učinak i merljive rezultate. Uz odgovarajuću primenu najpouzdanijih metoda i tehnika procesne poslovne inteligencije, značajno se povećava efikasnost i konkurentnost kompanije, što omogućava kompanijama da opstanu na globalnom trižištu.

ŠTA JE BPM?

Ljude obično zbunjuju skraćenice, i misle da su jedno te isto, ali nije tako. Zadatak upravljanja poslovnim procesima ili BPM (engleski – upravljanje poslovnim procesima) jeste analiza, implementacija, ažuriranje, dokumentovanje, kontrola i merenje efekata automatizovanog i neautomatizovanog poslovanja.

Sa poslovnim procesima srećemo se u svakom preduzeću. Ukoliko se bavimo stalnim poboljšanjima, dobijamo konkurentsku prednost, efikasnost (jeftinije, brže, kvalitetnije) i uspešno završen posao (pružajući svojim korisnicima prave proizvode i usluge koji ispunjavaju ili prevazilaze njihova očekivanja) i dugoročno postojanje. Zbog toga je kontinuirano poboljšanje (BPM) i restrukturiranje (BPR) osnovna potreba (osnovni zadatak) u svakoj organizaciji.

Na ovaj način, BPM omogućava organizacijama veću fleksibilnost, produktivnost i efikasnost, jer pokriva aktivnosti unutar poslovnog okruženja, i po potrebi, služi kao osnova za njihovo poboljšanje. Dobijamo mogućnost da nadgledamo i poboljšamo poslovne procese po potrebi, pošto poslovne odluke više nisu zasnovane na nagađanjima, već na analizi stvarnih poslovnih podataka.

ZAŠTO OPTIMIZACIJA POSLOVNIH PROCESA?

Za preduzeća je veoma važno da se poslovni procesi efikasno primenjuju. Sa takvom primenom, naravno, možemo pomoći u pravilnoj informatizaciji, s obzirom da IT informacione tehnologoije danas čine neophodnost koja pomaže u povećanju efikasnosti preduzeća i obavljanja poslovnih procesa. Efikasnost procesa meri se pomoću različitih indikatora (KPI) kroz rezultat potrošnje resursa (sirovine, ljudski resursi, finansijski resursi…) koji se koriste za pretvaranje ulaznih informacija (količina) u izlazne. Često se predstavljaju u vidu vremena i/ili troškova potrošenih za izvršavanje procesa.
 

KAKO ODRŽATI OPTIMIZACIJU PROCESA?

Optimizacija procesa ogleda se u tipizaciji i standardizaciji. Sa aspekta optimizacije poslovanja, definisana su tri osnovna poslovna građevinska bloka. To su organizacija koja kombinuje ljudske i druge resurse za racionalnu implementaciju poslovnih procesa i postizanje poslovnih ciljeva, poslovni procesi koji predstavljaju niz ciljanih aktivnosti posvećenih korišćenju resursa i resursi koji omogućavaju implementaciju poslovnih procesa. Međutim, pri izboru, tehnološki proces je i dalje dominantan, a ne procesni pristup.
 

KAKO PRISTUPITI OPTIMIZACIJI POSLOVNIH PROCESA?

Upravljanje (i poboljšanje) poslovnih procesa izazov je za svaku organizaciju. Mnoge od poznatih metoda i alati dostupni su organizacijama u upravljanju i poboljšanju poslovnih procesa. Da bi sproveli ove metode u delo, pomoć nude spoljne konsultantske organizacije kao što je Softeh. Šta, i kada koristiti, stvar je znanja i iskustva. Mnoga preduzeća imaju svoje subjektivne i objektivne razloge za za i protiv. Ovo drugo, nije dobro na duže staze.
Prilikom prilagođavanja poslovanja preduzeća novim poslovnim izazovima i rizicima, u poslednjih nekoliko decenija videli smo nekoliko »talasa« ekspanizije različitih metoda, alata i pristupa kojima preduzeća pokušavaju da odgovore na promene u poslovnom okruženju. Načini poslovanja radikalno su se promenili i još uvek se menjaju i prilagođavaju poslovnom okruženju i potrebama preduzeća.

UPRAVLJANJE PROJEKTOM

Upravljanje projektom prvenstveno je strateški potez kompanije i predstavlja kombinaciju organizacije, delovanja, upravljanja i kontrole. To je put ka uspehu kada se uvodi nova informaciona podrška, razvoj proizvoda ili novi pristupi u poslovanju.

Upravljanje projektima predstavlja nužnost za svaku organizaciju i njen razvoj. Svakodnevno se bavimo raznim pitanjima o sadržaju, vremenu, osoblju, finansijama, kvalitetu, porudžbinama itd.

Sa pravilno odabranim, regulisanim i standardizovanim alatima i resursima za upravljanje projektima, možete efikasno pratiti sve aktivnosti, kontrolisati ključne podatke i upravljati projektnom dokumentacijom. Na ovaj način, uspeh je zagarantovan! Vaši projekti biće uspešno i blagovremeno završeni, u okviru planiranih troškova, sa zadovoljnim klijentima i direktnim uticajem na vaš poslovni rezultat.

Prilikom analize upravljanja projektima unutar organizacije definišemo tačno kako će posao da se odvija, kako teče tok operacije, gde počinje i gde se završava, odgovornost. Stoga se bavimo različitim oblastima koje uz profesionalni pristup donose direktne pozitivne efekte već u pojedinačnim fazama:

  • INTEGRACIJA (Integration management)
  • UPRAVLJANJE OBIMOM (Scope management)
    Utvrđivanje problema, definisanje ciljeva, razvoj koncepta, izbor varijanti i dizajniranje
  • UPRAVLJANJE VREMENOM (Time management)
    Vremenski okviri u skladu sa postizanjem ciljeva
  • UPRAVLJANJE TROŠKOVIMA (Cost management)
    Postizanje menadžerskih ciljeva na temelju optimalnog angažovanja troškova (a u cilju postizanja veće profitabilnosti)
  • UPRAVLJANJE KVALITETOM (Quality management)
    Skup aktivnosti i akcija kojima utičemo na kvalitet proizvoda i usluga
  • UPRAVLJANJE LJUDSKIM RESURSIMA (Human Resource Management)
    Posvećeni smo efikasnoj alokaciji resursa, razvoju pojedinaca i jačanju njihovih nadležnosti
  • UPRAVLJANJE RIZIKOM (Risk Management)
    Pomažemo u indentifikaciji rizika i trudimo se da ih ograničimo ili u potpunosti sprečimo.

NADZOR I KONTROLA KVALITETA

Upravljanje kontrolom kvaliteta uključuje one zadatke rukovodstva organizacije, koji se odnose na određivanje politike kvaliteta, određivanje srodnih ciljeva i odgovornosti, kao i njihovo sprovođenje putem odgovarajućeg načina planiranja, kontrole, osiguranja i kontinuiranog poboljšanja kvaliteta.

Planiranje kvaliteta projekta odnosi se na identifikaciju standarda kvaliteta koji su veoma važni i treba ih uzeti u obzir prilikom implementacije projekta. Osiguranje kvaliteta fokusira se na kontinuiranu procenu sveukupne implementacije projekta, sa ciljem sigurnosti da će projekat implementirati u skladu sa dogovorenim standardima kvaliteta.

Preduzeće Softeh se fokusira na implementaciju kontrole kvaliteta koja se odnosi na implementaciju informacionih projekata. Za naše klijente vršimo, u najvećoj mogućoj meri, provere osguranja kvaliteta koje izvode izvođači projekata. Sistematski i detaljno proveravamo kvalitet izvršenih poslova i usluga. Kontrola kvaliteta može biti trajna ili povremena. Davaoci aktivnosti su odgovorni za kvalitet postignutog rezultata. Primalaoci rezultata prethodno obavljenih aktivnosti imaju za pravo da utvrde da li su ili ne, rezultati prikladni i stoga neće moći ostvariti dovoljno kvalitetne rezultate svojih aktivnosti. Pažljivo obaveštavaju menadžment o toku projekta, koji dalje preduzima odgovarajuće mere da ne bi došlo do dodatnih troškova, jer u ovom slučaju prethodni izvođači projekta treba da izvrše izmene, ili čak i obave određene aktivnosti. Ovo može izazvati ozbiljne probleme na strani klijenta. Neadekvatno uputsvo najbolje opisuje sledeća slika.

BPR - Business Process Reengineering

BPR ili nadogradnja (reinženjering) poslovnog procesa, smatra se sledećim nivoom (talasom) BPM-a u stručnoj literaturi, iako nije posebno nazvana BPR, zbog čega je teško razumeti da li je to BPR ili BPM.

U prošlosti, BPR je zadobio ogromno interesovanje od organizacija, na osnovu pretpostavke da se administrativni proces (upravljanje poslovnim procesima) ne može direktno upoređivati sa proizvodnim procesom. Ovo je dovelo do osnovnih smernica za pristup BPR-a:

– razviti poslovnu viziju i postići ciljeve organizacije (preduzeća),
– definisati poslovne procese koje treba transformisati,
– razumeti postojeće procese, analizirati ih i meriti,
– pratiti postojeće procese u smislu njihove optimizacije,
– razvijati i modelirati nove poslovne procese.

Revizija poslovnih procesa ili BPR se može definisati kao temeljna provera svih procesa i aktivnosti procesa unutar organizacije koja dovodi do radikalnih promena u cilju postizanja postavljenih ciljeva kao što su povećanje kvaliteta proizvoda i usluga, što za posledicu ima povećanje prodaje a samim tim i profita.