sofSIGN – Mobilno podpisovanje

sofSIGN je celovita rešitev za uvedbo mobilnega elektronskega podpisovanja v poljubne poslovne procese. Namenjena je zajemu lastnoročnega digitaliziranega podpisa in vključevanje podpisa v poljubne oblike dokumentov kot so pogodbe, dobavnice, delovni nalogi, prenosnice in podobno.

Opis izvedbe elektronskega podpisovanja dobavnic

Veliko podjetij izvaja dostavo blaga in materiala s svojo lastno dostavo. Ker je dostava raznolika in vrednosti posameznih materialov visoke, se od dostavne službe pričakuje dosledno izvajanje podpisovanja dobavnic. Te dobavnice, ki so zmeraj osnova za izstavitev računa, pa se nato vračajo v podjetja. Tam se v najboljšem primeru v celoti skenirajo. Tak proces zagotavlja preglednost nad dobavnicami, katere so se vrnile v podjetje. Le ustrezno izpolnjena in podpisana dobavnica pa seveda je pravno veljavna osnova za izstavitev računa. V praksi pa se seveda dogaja, da se v podjetja zmeraj ne vrnejo vse dobavnice. Prihaja do njihovih izgub, podpisniki dobavnic pa v večini niso berljivi.

V ta namen smo na naše stranke razvili rešitev sofSIGN, ki pomaga odpraviti to pomanjkljivost. Prevoznik (dostavnik) se prijavi v mobilno aplikacijo s pomočjo svojega PIN-a, kjer ima z listan seznam odprtih ne izdobavljenega blaga oz. dobavnic. Ti dokumenti so se samodejno prenesli v odprt seznam mobilne aplikacije že iz obstoječega WMS sistema. S v naprej definiranim procesom uporabnik iz seznama ročno ali s pomočjo črtne kode izbere dobavnico, katero bo predal kupcu. Proces izdaje se odvija v realnem času, kar omogoča online nadzor nad statusi pošiljk in trenutnim stanjem procesa dobave. Ob predaji blaga se skupaj s kupcem odloči o načinu prevzema, kjer je podprta celotna, delna predaja blaga. Celoten proces dobave spremljajo tudi GPS podatki lokacije predaje blaga, ki omogoča nedvoumno natančnost lokacije, kjer se je predaja blaga zgodila.
Ta podatek se skupaj s podatkom podpisnika prenese na izvorno dobavnico od koder se prenese v naročnikovo elektronsko hrambo oz. dokumentni sistem DMS, ker se vsak zajeti elektronski podpis, kakor tudi sam dokument istočasno digitalno podpiše s kvalificiranim digitalnim potrdilom. Le tako se zagotavlja zakonsko predpisana skladnost.

Prednosti uporabe sofSIGN vtičnika:

• deluje na Android in IOS operacijskem sistemu,
• nedvoumno definiranje lokacije predaje blaga,
• nadzor procesa dobave v realnem času,
• berljivost podpisnikov,
• integracija s WMS sistemom (neposredni prenos elektronskih in PDF dobavnic)
• integracija z obstoječim ERP sistemom
• integracija z EBA DMS sistemom
• dostava prevzame aktivno vlogo v samem procesu prodaje (spreminjanje statusov, obveščanje o dobavi, samodejno fakturiranje, samodejno prilaganje podpisane dobavnice računu,…)