5 savjeta za lakše upravljanje dokumentacijom
Rad s poslovnom dokumentacijom sigurno je jedno od područja koje mnogim tvrtkama predstavlja problem. Brza prilagodba posla tijekom prošle godine naučila nas je da digitalizacija može otkloniti mnoge neugodnosti, a često je to čak bio uvjet za nesmetano poslovanje.
Za vas smo prikupili 5 savjeta koji će vam pomoći da lahkše započnete e-poslovanjem:
1. Zamolite dobavljače da vam pošalju dokumentaciju (račune, ugovore, pisma, ponude) u elektroničkom obliku. Dokumenti će brže doći do pravog primatelja u tvrtki i neće se izgubiti, ugovori će biti potpisani i računi će biti plaćeni. Kao rezultat, i vama će biti bolje kao i dobavljaču.
2. Obavijestite sve svoje kupce da budete dokumentaciju i račune izdali elektroničkim kanalima. Objašnjavanjem prethodne točke možete brzo raspravljati o raznim zabrinutostima svojih partnera.
3. Obavijestite upravu tvrtke o učincima bezpapirnog poslovanja. Zapravo, promjene procesa u početku moraju dobiti zeleno svjetlo i podršku uprave. Glatko upravljanje poslovnom dokumentacijom s bilo kojeg mjesta i niži operativni troškovi najčešće su dovoljan argument.
4. Upoznajte sve zaposlenike s novim načinom poslovanja. Važno je da svi budu svjesni blagodati e-trgovine i da svi zaposlenici rade na isti način.
5. Upotrijebite alat koji će vam pomoći da svladate postupak elektroničke razmjene dokumentacije. Obratite posebnu pažnju na digitalizaciju ulaznih dokumenata (onih koje ćete i dalje primiti u papirnatom obliku), automatski ulaz dokumenata koje primate elektroničkim putem u sistem, mogućnost izrade dokumenata i obrazaca u elektroničkom obliku te elektroničku pohranu koja će vam pomoći brže pretraga i sljedivost dokumentacije.
