EBA DMS
Sustav za upravljanje dokumentima - EBA
Poduzeća se svakodnevno susreću sa papirnatim i digitalnim dokumentima. Papirnati dokumenti najčešće se čuvaju u ormarima, dok se dokumenti u elektronskom obliku čuvaju u različitim e-sandučićima. Takvo upravljanje dokumentima iziskuje dosta vremena i vrlo je neefikasno. Osim toga protok informacija u poduzeću previše je spor i nije centraliziran.
Uvođenje sustava za upravljanje dokumentima (engl. Document Management System) je postupak koji precizno definira poslovne procese prilikom upravljanja dokumentima, a zatim tako definira procese, zajedno sa dokumentima, implementira u sustav za upravljanje dokumentima – DMS ( engl. Document Management System).
Uvedba dokumentnega sistema prinaša številne prednosti. Najpomembnejši dejavnik v trenutnih gospodarskih razmerah je dolgoročno znižanje stroškov upravljanja z dokumenti in povečanje učinkovitosti:
- direktna ušteda u troškovima za potrošni materijal;
- direktna ušeteda u troškovima koji se odnose na kopiranje i distribuciju dokumenata;
- brže pretraživanje, pristup, distribucija i validacija dokumenata u elektronskoj formi. Sve ovo smanjuje vrijeme, a indirektno i troškove upravljanja dokumentima.
Pored ekonomičnosti, uvođenje sustava za upravljanje dokumentima ima i sljedeće prednosti:
brza pretraživanje i jednostavan pristup dokumentima
ušteda vremena prilikom pretraživanja dokumenata
kontrolu tijeka kretanja dokumenata, jednostavan i brz prijenos dokumenata ostalim zaposlenima
centralizirani sustav omogućava praćenje tijeka dokumenata, kontrolu pristupa dokumentima i mogućnost pristupa dokumentima sa različitih lokacija
mogućnost pristupa dokumentima preko različitih uređaja (računala, tableti, pametni telefoni, različiti terminali sa mogućnošću pristupa dokumentima u DMS preko web interfejsa)
elektronska arhiva je uvjek dostupna i podjednako vjerodostojna kao i fizička arhiva
usmjeravanje dokumenata u radne procedure - na primjer validacija i elektronska likvidacija dokumenata
automatsko digitalno primanje i identifikaciju svih vrsta primljenih dokumenata kao što su fakture, isporuke, narudžbe, ugovori, atesti,...
automatsko preuzimanje podataka iz drugih poslovnih aplikacija (veza sa izvornim dokumentom)
kontrola ugovora o nabavi i prodaji i aneksa ugovora
centralizacija upravljanja dokumentima na svim nivoima: definirana su jasna pravila za rukovanje dokumentima
usklađenost sa uputstvima GPRD
Upravljanje projektima
Upravljanje projektima
Za nesmetano funkcioniranje poduzeća veoma je važno da su procesi unutar poduzeća regulirani i podržani od strane poslovnih informacijskih rješenja, tako da korisniku olakšaju rad.
Poduzeća u prošlosti nisu posvećivala veliku pažnju sustavima za skladištenje dokumenata, ali pred nama je budućnost, u kojoj će poduzećima bez dokumentih sustava biti veoma teško da uspješno upravljaju fizičkim i poslovnim subjektima. Nalazimo se u periodu u kojem se kompanije, bilo zbog svojih interesa ili zbog toga što su na neki način prisiljene, odlučuju da uvedu sustav za upravljanje dokumenatima.
Prilikom uvođenja sustava za upravljanje dokumentima, veoma je važno da implementacijski partner, kojeg poduzeće odabere za uvođenje, vrlo precizno i točno ispita i definira procesni tijek različitih vrsta dokumenata u poduzeću. Svi procesi unutar poduzeća su u nekom trenutku povezani sa dokumentima, i veoma je važno da svi ovi procesi najpre budu na odgovarajući način detektirani, a zatim i pravilno podržani unutar dokumentnog sustava i preko plugin interfejsa povezani sa drugim poslovno informacijskim sustavom.
Ekipa preduzeća Softeh ima višegodišnje iskustvo u uvođenju sustava za upravljanje dokumentima u različite tipove poduzeća. Sustav za upravljanje dokumentima EBA DMS je integriran sa procesima proizvodnih poduzeća, trgovačkih poduzeća, javnih komunalnih poduzeća, bankarskog sektora, poduzeća za iznajmljivanje vozila…
Potpuno smo posvećeni svakom novom izazovu, pažljivo ispitujemo poslovne procese i zajedno sa klijentom uspješno integriramo sustav za upravljanje dokumentima.
Automatizacija ključnih procesa
EBA DMS rešenje pokriva 3 ključna poslovna područja:
- Upravljanje dokumentima (Document Management)
- Upravljanje procesima (Process Management)
- Upravljanje obrascima (Forms Management)
Upravljanje dokumentima – Nezavisno i automatsko digitalno snimanje i prepoznavanje svih vrsta primljenih dokumenata, bez obzira na vrstu i tip transportnih medija.
Upravljanje radnim procedurama – EBA EBA Eba ima ugrađenu naprednu logiku za usmjeravanje i prosleđivanje poslovnih dokumenata u odnosu na različite varijabilne parametre, što omogućava visok stupanj fleksibilnosti pri pravilnom usmjeravanju dokumenata definiranim osobama. Potpisivanje dokumenata je ovako moguće putem aplikacije, web-a ili mobilnog uređaja. Omogućena je automatizirana verifikacija dokumenata na više nivoa, koja se odnosi na tip, klasifikaciju dokumenta, iznos troška i nosioce troškova.
Upravljanje obrascima pokriva dva različna, a važna područja.
Ulazni obrasci – modificirate bilo koji papirnati obrazac u web formu i objavite ga interno ili javno. Snimanje takvih obrazaca je automatizirano i jednostavno, bez potrebe za prepisivanjem.
Izlazni obrasci – bavimo se ručno generiranjem izlaznih dokumenata, kao što su izlazni računi, ugovori, narudžbe, servisni nalozi, što omogućava drastično smanjenje upotebe i trošenja papira.
Ulazni obrasci —Capturing Data (Webforms)
- Turn any paper-based form into an online form
- Validate data as it’s entered (no re-keying)
- Capture signatures on forms
- Merge data with fillable PDFs for pixel-perfect output
- Store in Webdocs (if form needs to be preserved)
Izlazni obrasci —Generating Business Output (iForms)
- Eliminate pre-printed forms
- Generate form document output as PDF, TIFF, Excel, and CSV
- Use spool files, text files, XML, and database for source data
- Create individual documents or document packets
- Print, email, and file automatically to network folder, SharePoint, or Webdocs
Podržani poslovni procesi
EBA DMS je u skladu sa zahtjevima za sertificiranje sustava za upravljanje kvalitetom QMS-a. Obezbjeđuje učinkovito upravljanje dokumentima u skladu sa zakonima i propisima. Rješenje je izrazito korisno u olakšavanju i učinkovitom provođenju periodičnih provjera. Omogućava upravljanje svim informacijama u vezi sa razvojem proizvoda i pružanjem usluga koje zahtjevaju visok nivo osiguranja kvalitete. Nudi sljedeće funkcionalnosti:
- pojednostavljenje svih postupaka pri operacijama, koje povezujemo sa ISO dokumentacijom;
- jednostavna, brza i pregledna distribucija ISO dokumenata korisnicima;
- laka i pregledna sljedljivost dokumenata (revizije, verzije);
- integracija sa MS office okruženjem;
- revizorski sljed dokumenata (tko, kada i na kakav način je pristupio ili koristio dokument);
- jednostavno dodjeljivanje prava korisnicima ISO dokumentacije na pojedinačne dokumente;
- ušteda vremena na poslu sa ISO kvalitetnim dokumentima (ocjena korisnika);
- pristup bilo kojoj informaciji koja se odnosi na upotrebu ISO dokumentacije u samo nekoliko sekundi;
- • informiranje korisnika o novim važećim dokumentima;
- sveobuhvatna kontrola celokupnog životnog ciklusa ISO dokumentacije.
Tokom svog životnog ciklusa (postojanja) projekat uključuje različite vrste dokumenata, a za uspešno upravljanje i realizaciju projekta potrebna je dobro uređena projektna dokumentacija. Ako projekat još nadogradite upotrebom barkoda, procesima digitalizacije, indeksiranja i povezivanja dokumenata sa odgovarajućim zapisima onda je u svom rešenju potpuno automatiziran.
Dodatna ključna prednost je pristup projektnoj dokumentaciji preko interneta, jer svim korisnicima u projektu omogućava pregled dokumentaije sa udaljenih lokacija. Dodavanje, uređivanje i odobravanje dokumentacije ne zahtjeva fizičko prisustvo vaših zaposlenih, već sve ovo mogu raditi od kuće, na službenom putu ili na mjestu izvođenja projekta.
EBA DMS tako podržava sve procese, koji se odvijaju u okviru projektne kancelarije, kao što su:
- upravljanje procesom implementacije projekta
- upravljanje projektnom dokumentacijom
- praćenje kvaliteta proizvoda projekta
- upravljanje projektnim proizvodima
- upravljanje rizicima u projektu
- praćenje proizvoda projekta
- praćenje propisanih obrazaca
Proces za uspješno i blagovremeno rješavanje reklamacija uključuje različite dokumente i zaposlene, kojima je potreban pristup svim izvorima informacija kojima kompanija raspolaže.
Sa EBA DMS-om, reklamacije će se rešavati elektronskim putem, pružajući pregledna, usklađena i sistematična rešenja. Na kraju, ali ne i najmanje važno, alat vam omogućava da ugradite date informacije u poboljšanje svojih proizvoda i proizvodnju novih.
Ako odlučite da koristite EBA DMS rešenje, garantiramo vam:
- smanjenje rizika rešavanja žalbi kroz upravljanje i praćenje procedura poravnanja i komunikacije sa potrošačima,
- rešavanje reklamacija u propisanim rokovima i u skladu sa zakonom,
- poboljšanje proizvoda zarad poboljšanja odnosa sa kupcima,
- poboljšana preglednost u rešavanju reklamacija pri izradi revizorskih izveštaja o postupku rešavanja žalbi,
- povećanje sigurnosti pristupu informacijama o reklamacijama.
EBA DMS nudi potpunu kontrolu i upravljanje HACCP dokumentacijom, bez obzira na vrstu i format dokumenta. Automatski radni krugovi i pravila obezbeđuju da su dokumenti pravilno usmereni na preglede i odobravanja. EBA DMS takođe nudi čuvanje čitave istorije promena dokumenta. Prednosti koje obezbeđuje EBA DMS su:
- podrška svih oblika i tipova dokumenata (bezbednosti listovi, atesti, sertifikati saglasnosti, praćenje sirovina, propisa, norme,…),
- podrška elektronskih obrazaca,
- korišćenje šablona dokumenata,
- čuvanje celokupne istorije dokumenata,
- ispis tragova,
- sistem za obaveštavanje o izmenama dokumenata,
- automatsko izvršavanje akcija na graničnim podacima,
- udaljeni pristup dokumentima,
- zaštita dokumenata od neovlašćenih lica.
Kadrovska ili personalna mapa zaposlenih je skup svih potrebnih dokumenata i informacija koje kompanija/ kadrovska služba nužno treba u svom radu a u vezi sa reguliranjem radnih odnosa. Ove informacije moraju se prikupljati i čuvati trajno i proslediti na propisane obrasce različitim institucijama. Što više informacija ima, efikasnije je. Naravno, mora obavezno poštovati pravila za zaštitu ličnih podataka, na zahtev GPRD.
U kadrovskoj mapi, na pregledan način, kreiramo pregled obaveznih podataka iz Zakona o radnoj i socijalnoj zaštiti:
- evidencije zaposlenih (podaci o radniku, podaci o radnoj knjižici, podaci o ugovoru o radu, podaci o raskidu ugovora o radu)
- evidencije o troškovima rada (mesečni podaci o zaradama i naknadama, podaci o ostalim troškovima, podaci o zakonskim doprinosima za socijalno osiguranje za svakog radnika);
- evidencije o radnom vremenu (dnevni podaci o broju sati, prekovremeni rad)
- evidencije o rešavanju kolektivnih radnih sporova kod poslodavaca.
Za svakog zaposlenog možemo upravljati zbirkom dokumenata, na primer:
- dokumentima o procesu zapošljavanja i radnom odnosu,
- dokaz o obrazovanju i obuci,
- ugovor o radu i aneksi,
- ljekarski certifikati,
- certifikati o obuci,
- razvoj djelatnika,
- • obavjesti o godišnjim odmorima,
- potpisane izjave zaposlenih itd.
Svi podaci iz kadrovske evidencije zahtjevaju unos povjerljivih ili tajnih dokumenata. Svi podaci i dokumenti zaštićeni su najvišom mogućom stopom kodiranja (enkripcijom). Pristup dokumentima moguć je samo uz odgovarajući kvalificirani digitalni certifikat i odgovarajući nivo autorizacije.
EBA DMS jednostavno upravlja procesom upravljanja narudžbama. Korištenjem elektronske forme ili elektronske pošte pokrenut je proces (zahtjev), koji zahtjeva potvrdu na strani nadređene osobe. Kada se obavi potvrda, postupak se automatski kreira u službi nabave, koja izdaje narudžbenicu i šalje je direktno preko sigurne veze dobavljaču koristeći EBA DMS aplikaciju. Prilikom kreiranja narudžbe uvjek imamo kontrolu nad primljenim računima, jer ih EBA DMS sustav automatski povezuje sa poslanim narudžbama. Postupak likvidacije primljenih računa je jednostavan i transparentan, što pojednostavljuje likvidaciju takvog primljenog računa.
Poduzeće se može naći u različitim ulogama. Može da pripreia tender, putem kojeg prikuplja ponude, ili da podnosi ponudu za tender. U tu svrhu, mora da pokrene različite procedure, odgovara na pitanja i postavlja ih, prima ili dostavlja dokumente, za šta je potreban transparentan i sistematičan pristup, a sve to u propisanom vremenskom roku. Da bi ove procedure bile transparentnije i jednostavnije, EBA DMS je prilično zgodan. Imate mogućnost da podesite podsjetnike koji će vas podsjetiti na pojedinačne zadatke ili približavanje isteka roka.
Elektronska arhiva
Elektronska arhiva
Elektronsko arhiviranje predstavlja najvažniji deo EBA DMS sistema. Glavna svrha elektronske arhive je skladištenje dokumenata, koji su kreirani isključivo u elektronskoj formi ili su digitalizirani u procesu preuzimanja. Pored skladištenja, EBA DMS osigurava kontrolu i upravljanje svim fazama životnog ciklusa dokumenta. Sa naprednim funkcijama omogućava visok nivo sigurnosti i sigurnost sustava. Sigurnost i zaštita dokumenata i datoteka u elektronskoj memoriji EBA DMS sistema osigurana je putem sistema autentifikacije i autorizacije korisnika putem kvalificiranih digitalnih certifikata, kojim se omogućava na različitim nivoima – od cjele arhive do pojedinačnog dokumenta.
Prednosti elektronskog arhiviranja
Elektronska arhiva ima mnoge prednosti u odnosu na klasični sustav arhiviranja, jer omogućava efikasniju kontrolu nad korištenjem dokumenata (bilježi se bilo koji pregled, izmjena ili ispis dokumenta, što osigurava sljedljivost tijekom cjelog perioda skladištenja), pristup dokumentima bez obzira na vrjeme i mjesto i njihovo bezbrižno čuvanje. Zato što zaposleni mogu pristupiti dokumentima preko web interfejsa, troškovi prosljeđivanja, dupliranja i distibucije dokumenata se smanjuju.
Sledljivost
Sledljivost
Još jedna karakteristika elektronske arhive je bilježenje svih akcija koje se događaju nad dokumentom. Može se utvrditi vrijeme skladištenja i pristupa dokumetima, kada je korisnik pregledao pojedinačan dokument ili ga ispisao, poslao putem elektronske pošte i slično. Kada se dokumenti nalaze u sustavu e-arhive, oni se mogu menjati bez snimanja revizijskog traga.
Ušteda na prostoru i novcu
Elektronski arhivirani dokumenti skoro i da ne trebaju fizički prostor. 100.000 dokumenata uskladištimo na disk, veličine DVD-a koji košta samo 5€. Tako nam ne treba prostor za arhivu i štedimo novac za troškove ispisima. Dokumenti koji su se u prošlosti ispisali i čuvali u registratorima za potrebe arhiviranja praktično su virtualno ispisaniu e-arhivi bez ikakvih troškova.
Sustav za skladištenje dokumenata EBA DMS omogućava visok nivo fleksibilnosti i povezanosti sa drugim softverskim paketima i rješenjima. Podržava razne transportne i komunikacijske kanale kao što su SMTP, AS2, FTP, WSS, XML, IMAP, FTPS, Bank Exchane, BizBox, MojRačun.
Integracija sa ERP
EBA DMS je povezana sa više ERP sistema (poslovni informacioni sistemi). Ti informacijski sustavi su:
Online integracija
- BizBox/zzi.net (Automatsko prosljeđivanje i čitanje svih poruka e-pošte)
- Elektronska pošta POP3/IMAP (Automatsko prosljeđivanje elektronske pošte)
- Microsoft Office 365
- Podatkovna izmenjava AS2
- Standard EANCOM / EDIFACT
- Moj.Eračun
- UJP.NET
- EBA Exchange
- ZBS B2B komunikacijski posrednik
- SKB Exchange
- Mobilno potpivanje dokumenta
- Integracija sa Microsoft Sherpoint portalom
- Integracija sa online obrascima
- Integracija sa potpisnim Signotec tablicama
SDK alat
EBA DMS omogućava povezivanje sa poslovnim informacionim sustavima. Za integraciju postoji nekoliko dostupnih alata koji se mogu povezati sa bilo kojim informacijskim sustavom i EBA DMS.
Najčešće korišten način za povezivanje je preko programske knjižnice koja se zove EBAXCOM. Omogućava, da se poslovni informacijski sustav i sustav za upravljanje dokumentima spoje u jedno radno okruženje. Na taj način, za krajnje korisnike, uvođenje sustava za upravljanje dokumentima EBA DMS predstavlja značajno manje promjena u odnosu na uvođenje nekog drugog dokumentnog sustava.
EBAXCOM je objektna programska knjižnica, napisana u COM tehnologiji. Omogućava da svaki programski jezik, a samim tim i svaki poslovni informacijski sistem koji radi na Windows operativnom sistemu, može koristiti i poziva objekte i funkcije ove knjižnice.
Drugi način povezivanja EBA DMS i informacijskog sustava koristi EBA razvojne alate. Sustav za upravljanje dokumentima EBA DMS ima svoje razvojno okruženje koje služi za razvoj dodatnih funkcionalnosti uz pomoć okruženja EBA Developer. Koristeći ovu tehnologiju razvijena je potpuna integracija EBA DMS sistema sa SAP informacijskim sustavom.
Ovo razvojno okruženje omogućava dodatni razvoj specifičnih funkcionalnosti sustava kojim EBA DMS povećava fleksibilnost jer programeri mogu razviti dodatne module i programe bez ometanja jezgra (osnove) sustava. Svrha ovog alata je da veći korisnici EBA DMS koji imaju vlastiti razvoj mogu sami da razviju dodatne module i sami pokriju svoje vlastite specifične potrebe.
Razvojno okruženje EBA Developer omogućava razvoj softverskih modula unutar EBA DMS-a. Programski jezik, koji se koristi za razvoj je JavaScript. Kompletna knjižnica koja je razvijena je velika i omogućava vam da radite sa bazama podataka, sa internet i mrežnim protokolima, sa grafičkim blokovima i da pripremate grafički interfejs, da radite sa XML datotekama, sa komunikacijskim protokolom (SOAP), sa SAP objektima koji pozivaju interne EBA DMS dokumente i objekte.
Softeh pruža sledeće usluge u oblasti sustava za upravljanje dokumentima:
definisanje poslovnih procesa u upravljanju dokumentima
izvršavanje poslovnog procesa pomoću sustava za upravljanje dokumentima EBA;+
edukacija korisnika i savetovanje
Kao softversko rešenje za upravljanje dokumentima preporučujemo EBA softverski paket. To je proizvod poduzeća čija je primarni proizvod softver za upravljanje dokumentima. Softeh je partner preduzeća EBA.
Naša prednost nad drugim preduzećima jeste mogućnost integracije sistema za upravljanje dokumentima sa različitim poslovno informacionionim sistemima. . Rezultat te integracije je automatsko prepoznavanje računa i prijenos u izabran poslovno informacioni sustav nakon skeniranja.
