Zakaj prav dokumentni sistem DMS
Vsak dan se srečujemo s problemom evidentiranja prejete in izdane pošte. Če želimo delati učinkovito, moramo do dokumentov dostopati hitro ter se izogniti nepotrebnemu iskanju ustreznih dokumentov/podatkov. Številna podjetja pa nam nudijo rešitve za hitro in stroškovno učinkovito upravljanje z dokumenti, saj predstavlja most med dokumenti, ki prihajajo v podjetje in poslovno programsko opremo in vam ponuja celovit in zanesljiv pregled nad vsemi mogočimi poslovnimi dokumenti, s katerimi lahko upravljamo od njihovega nastanka do digitalne hrambe. Z rešitvami pripomore k večji produktivnosti zaposlenih in večji učinkovitosti poslovnih procesov, kar zagotavlja večjo fleksibilnost, konkurenčnost ter uspešnost podjetja.
Nekatera dejstva pri uporabi DMS sistemov:
- JP Morgan ocenjuje da vsaj 90% od 12 billionov obdelanih računov v ZDA potuje še zmeraj v papirni obliki in da obdelava enega dokumenta vzame zaposlenemu vsaj 18 minut njegovega časa in to za vsak prejet dokument,
- Za vsakih 12 sob z arhivom potrebujemo dodatnega zaposlenega;
- Produktivnost zaposlenih se poveča med 25-50%, iskanje dokumentov se zmanjša za 75% ali več, ter prihranek na zmanjšanju arhivskega prostora se poveča med 50-80%, po uspešno uvedeni implementaciji Dokumentnega sistema – Nolan Norton Institute
- Vsak izgubljen dokument vas lahko stane med to 20 in 200 EUR (če pomislimo na pravne posledice lahko tudi ogromno več);
- Samo v ZDA porabijo podjetja letno približno $180 billionov za obdelavo papirnih računov, prejetih samo v industriji – analysts Gartner, Inc;
- Papirno poslovanje se v rastočih podjetjih vsako leto poveča za najmanj 22%, kar pomeni, da se podvoji vsakega 3.3 leta;
- Pri povprečnem 8 urnem delavniku v enem delovnem tednu, pri obdelavi papirne dokumentacije porabimo: najmanj 1 uro pri iskanju dokumentov, najmanj 1 uro pri posredovanju in urejanju dokumentov, 1 uro pri arhiviranju dokumentov in 5 ur pri iskanju dokumentov iz arhiva/fasciklov. – Gartner Group;
- Gartner Group ocenjuje, da bi lahko navadna podjetja z približno 5.000 dobavitelji, na leto lahko prihranila najmanj 1 milijon dolarjev z uporabo elektronske izmenjave dokumentov;
- Ali veste da v podjetjih ki ne uporabljajo DMS sistemov obstajajo t.i. “Črne Luknje”. Nekateri zaposleni trdijo, da se jim kot fatamorgana občasno tudi prikažejo :);
- Za branje dokumentov v povprečju porabimo 5-15% svojega delovnega časa. 40% časa pa porabimo za iskanje le teh. Raziskane so pokazale, da zaposleni v podjetjih porabijo do 40% svojega delovnega časa pri iskanju informacij katere potrebujejo pri svojih dnevnih opravilih. V to štejemo iskanje, ponovno kreiranje novih dokumentov, kje nekje že obstajajo in prebijanje skozi množico nestrukturiranih dokumentov, kar podjetjem samo v Ameriki povzroča milijardne stroške. To nas pripelje do dejstva, da podjetja efektivno ne spremljajo in se pravzaprav ne zavedajo številke kreiranih dokumentov znotraj njihovega delovnega procesa;
- 7,5% vseh dokumentov se v praksi izgubi ali pa so založeni. Dokumenti se zgubljajo ali založijo vsak dan. Izgubljeni ali založeni dokumenti za podjetja predstavljajo veliko izgubo. Če se izgubi dokument predstavlja njegovo iskanje dragocen čas, s katerimi se zaposleni morajo ukvarjati in zaradi tega ne opravljajo svojega dela. Kadar jih ne najdejo pa jih morajo ponovno kreirati oz. pridobiti, kar prav tako predstavlja veliko časovno investicijo. Tako kreirane nove kopije in dvojniki pa lahko pripeljejo do zmede, saj na koncu več ne vemo katera verzija dokumenta je na koncu pravilna.
