EBA DMS
Sistemi i dokumenteve – EBA
Bizneset përballen çdo ditë me dokumente letre dhe dixhitale. Dokumentet në letër më së shpeshti mbahen në dosje, ndërsa dokumentet elektronike ruhen në email. Ky lloj i menaxhimit të dokumenteve zakonisht kërkon kohë dhe është joefikas. Për më tepër, qarkullimi i dokumenteve brenda kompanisë është i ngadaltë dhe jo i centralizuar.
Implementimi i një Sistemi të Menaxhimit të Dokumenteve (Document Management System) është një proces me të cilin përcaktohen në detaje proceset e biznesit të menaxhimit të dokumenteve dhe më pas proceset e përcaktuara, së bashku me rolet, implementohen në një Sistem Informacioni të Menaxhimit të Dokumenteve – DMS (Document Management System).
Futja e një sistemi dokumentesh sjell shumë përparësi. Faktori më i rëndësishëm në situatën aktuale ekonomike është ulja afatgjatë e kostove të menaxhimit të dokumenteve dhe rritja e efikasitetit:
- kursime të drejtpërdrejta në materialet harxhuese;
- kursime direkte të kostos për kopjimin dhe shpërndarjen e dokumenteve;
- Marrja, aksesi, shpërndarja dhe vërtetimi më i shpejtë i dokumenteve elektronike. Të gjitha më sipër reduktojnë drejtpërdrejt konsumin e kohës dhe zvogëlojnë në mënyrë indirekte kostot e menaxhimit të dokumenteve.
Përveç efektivitetit të kostos, ekzistojnë edhe përfitimet e mëposhtme të impementimit të një sistemi dokumentesh:
Kërkim i shpejtë dhe akses i lehtë në dokumente.
Kurseni kohë kur kërkoni dokumente.
Kontroll mbi rrjedhën e procesit të dokumenteve, përcjellja e lehtë dhe e shpejtë e dokumenteve tek kolegët e tjerë.
Një sistem i centralizuar lejon gjurmimin e rrjedhës së dokumenteve, kontrollin e aksesit të dokumenteve dhe mundësinë për të hyrë në dokumente nga vende të ndryshme.
Mundësia për të hyrë në dokumente përmes pajisjeve të ndryshme (kompjuter, tabletë inteligjentë, telefona inteligjentë, terminale të ndryshëm me mundësi për të hyrë në dokumente brenda DMS përmes ndërfaqeve në internet)
Arkivi elektronik është i aksesueshëm në çdo kohë dhe është po aq i besueshëm sa edhe arkivi fizik
Kursimi i dokumenteve në rrjedhat e punës - për shembull, vërtetimi dhe shkatërrimi i dokumenteve elektronike
Kapja dhe njohja e automatizuar dixhitale e të gjitha llojeve të dokumenteve hyrëse si faturat, shënimet e dorëzimit, porositë e blerjeve, kontratat, certifikatat,...
Kapja e automatizuar e të dhënave nga aplikacionet e tjera të biznesit (lidhja me të dhënat e blerjes).
Menaxhimi i kontratave dhe anekseve të blerjes dhe shitjes.
Centralizimi i menaxhimit të dokumenteve në të gjitha nivelet: ka rregulla të qarta se si trajtohen dokumentet.
Pajtueshmëria me udhëzimet e GPRD.
Menaxhimi i projektit
Për ta mbajtur biznesin tuaj të funksionojë pa probleme, është e rëndësishme që proceset tuaja të organizohen dhe të mbështeten nga zgjidhje të tilla softuerike, që e bëjnë punën tuaj më të lehtë.
Ndërsa kompanitë nuk i kanë kushtuar shumë vëmendje zbatimit të sistemeve të dokumenteve në të kaluarën, ne po përballemi me një të ardhme ku do të jetë e vështirë për një kompani të bëjë biznes me sukses si me individë ashtu edhe me biznese pa sistem dokumentesh. Jemi në një periudhë ku kompanitë, qoftë për interesa të tyre apo për shkak se janë të detyruara në një farë mënyre, po vendosin të fusin një sistem dokumentesh në proceset e tyre të punës.
Kur implementoni një sistem dokumentesh, është jashtëzakonisht e rëndësishme që partneri i implementimit i punësuar nga kompania të marrë kohë të mjaftueshme cilësore për të shqyrtuar me kujdes dhe hartuar rrjedhën e procesit të llojeve të ndryshme të dokumenteve në kompani. Të gjitha proceset e kompanisë janë të lidhura me dokumente në një moment në kohë dhe është e rëndësishme që këto procese fillimisht të zbulohen siç duhet, pastaj të mbështeten siç duhet brenda sistemit të dokumenteve dhe të lidhen me sistemet e tjera të informacionit të biznesit të kompanisë nëpërmjet plug-ins të integrimit.
Me kalimin e viteve, ekipi Softeh ka fituar shumë përvojë në implementimin e sistemeve të dokumenteve në kompani nga industri të ndryshme. Ne kemi implementuar sistemin e dokumenteve EBA DMS në proceset e kompanive prodhuese, shoqëritë tregtare, sektorin publike, sektorin bankar, etj.
Ne i qasemi me shumë përkushtim çdo sfide, studiojmë proceset në detaje dhe së bashku me klientin mbështesim me sukses proceset me një sistem dokumentesh.
Automatizimi i proceseve kryesore
Zgjidhja EBA DMS mbulon 3 fusha kryesore të biznesit:
- Menaxhimi i Dokumenteve (Document Management)
- Menaxhimi i Proceseve (Process Managment)
- Menaxhimi i Formave (Forms Management)
Menaxhimi i Dokumentit – Kapja dhe njohja dixhitale e pavarur dhe e automatizuar e të gjitha llojeve të dokumenteve hyrëse, pavarësisht nga lloji dhe lloji i mjetit transportues.
Menaxhimi i rrjedhës së punës – EBA ka logjikë të avancuar të integruar për drejtimin dhe përcjelljen e dokumenteve të biznesit sipas parametrave të ndryshëm, duke lejuar një shkallë të lartë fleksibiliteti në drejtimin e dokumenteve tek njerëzit e duhur. Nënshkrimi i dokumenteve është kështu i mundur nëpërmjet një aplikacioni, web ose një pajisjeje celulare. Është i mundur një zinxhir i automatizuar me shumë nivele, i cili lidhet me llojin e dokumentit, si dhe me klasifikimin e dokumentit, shumën e kostos dhe bartësit e kostos.
Megjithatë, menaxhimi i formave mbulon dy fusha të ndryshme por të rëndësishme.
Forma hyrëse – kthejeni çdo formular letre në një formular online dhe publikojeni atë brenda kompanisë dhe jashtë saj. Kapja e këtyre formave është e automatizuar dhe e thjeshtë, pa pasur nevojë për rishtypje.
Format e daljes – Ne trajtojmë dokumente dalëse të gjeneruara manualisht, si faturat, kontratat, urdhrat e blerjeve, porositë e shërbimit, duke reduktuar në mënyrë drastike konsumin e letrës.
Format e hyrjes—Capturing Data (Webforms)
- Turn any paper-based form into an online form
- Validate data as it’s entered (no re-keying)
- Capture signatures on forms
- Merge data with fillable PDFs for pixel-perfect output
- Store in Webdocs (if form needs to be preserved)
Format e daljes —Generating Business Output (iForms)
- Eliminate pre-printed forms
- Generate form document output as PDF, TIFF, Excel, and CSV
- Use spool files, text files, XML, and database for source data
- Create individual documents or document packets
- Print, email, and file automatically to network folder, SharePoint, or Webdocs
Proceset e mbështetura të biznesit
EBA mbështet një sërë procesesh biznesi që janë plotësisht të personalizuara për përdoruesit. Kjo u lejon kompanive të rrisin menjëherë produktivitetin dhe të rrisin avantazhin e tyre konkurrues, pa pasur nevojë të përshtatin proceset e tyre me zgjidhjet ekzistuese. Së bashku me përdoruesit e EBA, ne kemi mbuluar me sukses proceset e mëposhtme të biznesit:
EBA DMS përputhet me kërkesat e certifikimit QMS. Siguron menaxhim efektiv të dokumentacionit në përputhje me ligjet dhe rregulloret. Zgjidhja është një ndihmë e madhe në lehtësimin dhe përmirësimin e efikasitetit të auditimeve periodike. Ai mundëson menaxhimin e të gjithë informacionit që lidhet me prodhimin e produkteve dhe ofrimin e shërbimeve që kërkojnë një nivel të lartë të sigurimit të cilësisë. Redukton rreziqet e humbjeve financiare, tejkalimit të kohës, problemeve të sigurisë ose dëmtimit të reputacionit.
Ai ofron funksionalitetet e mëposhtme:
- thjeshtimi i të gjitha procedurave për operacionet e lidhura me dokumentacionin ISO;
- shpërndarja e lehtë, e shpejtë dhe transparente e dokumenteve ISO tek përdoruesit;
- gjurmueshmëri e lehtë dhe transparente e dokumenteve (rishikime, versione);
- integrimi me MS office
- gjurmët e auditimit të dokumenteve (kush e ka aksesuar apo përdorur dokumentin, kur dhe si);
- caktimi i lehtë i të drejtave për dokumente individuale tek administratorët e dokumentacionit ISO;
- kursimi i kohës kur punoni me dokumentet e cilësisë ISO (vlerësimi i përdoruesit);
- akses në çdo informacion në lidhje me përdorimin e dokumentacionit ISO në vetëm disa sekonda;
- informimi i përdoruesve për dokumentet e reja të vlefshme;
- kontroll gjithëpërfshirës i të gjithë ciklit jetësor të dokumentacionit ISO.
Një projekt përfshin shumë lloje të ndryshme dokumentesh gjatë gjithë ciklit të tij jetësor, dhe menaxhimi dhe implementimi i suksesshëm i projektit kërkon një dokumentacion projekti të organizuar mirë. Nëse e ndërtoni këtë duke përdorur barkode, procesi i dixhitalizimit, indeksimit dhe lidhjes së dokumenteve me të dhënat përkatëse është plotësisht i automatizuar në këtë zgjidhje.
Një avantazh tjetër kyç është qasja në internet në dokumentacionin e projektit, pasi lejon të gjithë pjesëmarrësit e projektit të shikojnë dokumentacionin edhe nga vende të largëta. Shtimi, editimi dhe miratimi i dokumentacionit nuk kërkon që punonjësit tuaj të jenë fizikisht të pranishëm, por mund të bëhet nga shtëpia, në një udhëtim pune ose në vendin e projektit.
EBA DMS kështu mbështet të gjitha proceset që kryhen brenda zyrës së projektit, si p.sh.
- menaxhimin e procesit të implementimit të projektit
- menaxhimi i dokumentacionit të projektit
- kontrollin e cilësisë së produkteve të projektit
- menaxhimi i produktit të projektit
- menaxhimi i riskut të projektit
- monitorimi i rezultateve të projektit
- monitorimi i formularëve rregullator
Procesi për zgjidhjen e suksesshme dhe në kohë të ankesave përfshin një sërë dokumentesh dhe punonjësish që kanë nevojë për akses në të gjitha burimet e informacionit që disponon kompania.
Me EBA DMS, ankesat do të zgjidhen në mënyrë elektronike, duke lejuar zgjidhje transparente, të koordinuara dhe sistematike. E fundit, por jo më pak e rëndësishme, mjeti ju lejon të integroni informacionin e dhënë në përmirësimin e produkteve tuaja dhe në hartimin e produkteve të reja.
Nëse vendosni të përdorni zgjidhjen EBA DMS, ne garantojmë:
- reduktimin e rreziqeve të zgjidhjes së ankesave duke menaxhuar dhe ndjekur proceset e zgjidhjes dhe komunikimin me klientët,
- zgjidhjen e ankesave brenda afateve të kërkuara dhe në përputhje me legjislacionin,
- reputacioni i markës do të rritet përmes përmirësimit të marrëdhënieve me klientët,
- transparencë e përmirësuar e zgjidhjes së ankesave përmes krijimit të raporteve të auditimit mbi ecurinë e procesit të zgjidhjes së ankesave,
- rritja e sigurisë së aksesit në të dhënat e ankesave.
EBA DMS ofron kontroll dhe menaxhim të plotë të dokumentacionit HACCP, pavarësisht nga lloji dhe formati i dokumentit. Rrjedhat dhe rregullat e automatizuara të punës sigurojnë që dokumentet të drejtohen siç duhet për shqyrtim dhe miratim. EBA DMS ofron gjithashtu ruajtjen e një historie të plotë të ndryshimeve të dokumenteve. Përfitimet e EBA DMS përfshijnë:
- mbështetje për të gjitha format dhe llojet e dokumenteve (Fletët e të Dhënave të Sigurisë, Certifikatat e Konformitetit, gjurmimi i përbërjeve të lëndëve të para, rregulloret, normat, etj.)
- mbështetje për format elektronike,
- përdorimi i shablloneve të dokumenteve,
- menaxhimi i historisë së plotë të dokumentit,
- printimi i gjurmës së auditimit,
- sistemi i njoftimit për ndryshime në dokumente,
- ekzekutimi automatik i veprimeve në të dhënat kufitare,
- qasje në distancë në dokumente,
- mbrojtjen e dokumenteve nga personat e paautorizuar.
Dosja e personelit të një punonjësi është një koleksion i të gjitha dokumenteve dhe informacioneve të nevojshme që i nevojiten një kompanie/menaxheri të burimeve njerëzore për të kryer punën e tij në marrëdhëniet e punës. Ky informacion duhet të mblidhet dhe të ruhet në mënyrë të përhershme dhe t’u transmetohet institucioneve të ndryshme në formularët e përcaktuar. Sa më shumë informacion të ketë, aq më efikas mund të jetë në punën e tij. Natyrisht, duke vepruar kështu, ai duhet të respektojë rregullat për mbrojtjen e të dhënave personale dhe kërkesat e GPRD.
Dosja e personelit ofron një pasqyrë transparente të të dhënave të detyrueshme të kërkuara nga Ligji i Marrëdhënieve të Punës dhe Sigurimeve Shoqërore:
- të dhënat e punëtorëve të punësuar (të dhënat e punonjësit, detajet e lejes së punës, detajet e kontratës së punës, detajet e përfundimit të kontratës së punës);
- evidencat për kostot e punës (të dhëna mujore për pagat dhe mëditjet, të dhënat për kostot e tjera të punës, të dhënat për kontributet ligjore të sigurimeve shoqërore për çdo punëtor);
- shënime për përdorimin e kohës së punës (të dhëna ditore për numrin e orëve, jashtë orarit);
- shënime mbi metodat e punëdhënësit për zgjidhjen e mosmarrëveshjeve kolektive të punës.
Për çdo punonjës individual, ne mbajmë një koleksion transparent dokumentesh si:
- dokumentet e procesit të rekrutimit dhe punësimit,
- dëshmi të arsimimit dhe trajnimit,
- kontrata e punës dhe anekset,
- certifikatat mjekësore,
- pyetësorët e stafit,
- certifikatat e trajnimit,
- zhvillimin e stafit,
- njoftimet e pushimit vjetor,
- deklaratat e firmosura nga punonjësi etj.
Të gjitha të dhënat në dosjen e personelit kërkojnë natyrshëm një shënim të qëllimit kur shqyrtohen dokumentet konfidenciale ose të klasifikuara. Kështu, të gjitha dokumentet mbrohen gjithashtu nga niveli më i lartë i mundshëm i kriptimit. Dokumentet mund të aksesohen vetëm me certifikatën dixhitale të kualifikuar dhe nivelin e duhur të autorizimit.
EBA DMS gjithashtu menaxhon lehtësisht procesin e menaxhimit të prokurimit. Duke përdorur një formular elektronik ose email, nis procesi i krijimit të një kërkese (formulari i kërkesës), i cili kërkon miratimin e një personi epror. Pas miratimit, një proces fillon automatikisht në departamentin e blerjeve, i cili krijon një urdhër blerje dhe ia përcjell atë drejtpërdrejt furnizuesit nëpërmjet një lidhjeje të sigurt duke përdorur aplikacionin EBA DMS. Në këtë mënyrë, kur bëhet porosia, ne jemi gjithmonë në kontroll të faturave të marra, pasi sistemi EBA DMS i lidh ato automatikisht me porosinë e dërguar. Procesi i likuidimit të faturave të tilla të pranuara është i thjeshtë dhe transparent, gjë që siguron thjeshtimin e procesit të likuidimit të faturave të pranuara.
Një kompani mund ta gjejë veten në role të ndryshme. Ajo mund të përgatisë një thirrje për tenderë për të mbledhur oferta, ose thjesht mund të regjistrohet për një tender kur dorëzon një ofertë. Për ta bërë këtë, ajo duhet të fillojë procedura të ndryshme, të përgjigjet ose të bëjë pyetje, të marrë ose të dorëzojë dokumente, gjë që kërkon një qasje transparente dhe sistematike, pasi është e lidhur edhe me një afat kohor (afate) të përcaktuara. Për t’i bërë këto procedura më transparente, më të thjeshta, EBA DMS është veçanërisht i dobishëm. Mund të përdoret gjithashtu për të vendosur rikujtues për të na kujtuar detyrat specifike ose afrimin e afateve.
Arkivi elektronik
Arkivimi elektronik është pjesa më e rëndësishme e EBA DMS. Qëllimi kryesor i arkivit elektronik është ruajtja e rregullt e dokumenteve që kanë qenë ekskluzivisht në formë elektronike që nga krijimi i tyre ose që janë dixhitalizuar gjatë procesit të pranimit. Përveç ruajtjes, EBA DMS ofron kontroll dhe menaxhim të të gjitha fazave të ciklit jetësor të dokumentit. Kështu, me veçori të avancuara, ai siguron një nivel të lartë sigurie dhe besueshmërie të funksionimit të sistemit. Siguria dhe mbrojtja e dokumenteve dhe skedarëve në ruajtjen elektronike sigurohet nga EBA DMS përmes një sistemi të vërtetimit dhe autorizimit të përdoruesit duke përdorur certifikata dixhitale të kualifikuara, i cili zbatohet në nivele të ndryshme – nga i gjithë arkivi deri te dokumenti individual.
Përfitimet e arkivimit elektronik
Një arkiv elektronik ka shumë përparësi ndaj një sistemi tradicional arkivimi, duke përfshirë kontrollin më efektiv mbi përdorimin e dokumenteve (çdo akses, ndryshim ose fshirje e një dokumenti mund të regjistrohet, duke siguruar gjurmë auditimi gjatë gjithë periudhës së ruajtjes), të pavarur nga koha dhe vendi aksesi ndaj dokumenteve dhe ruajtja e sigurt e tyre. Fakti që punonjësit mund t’i qasen dokumenteve nëpërmjet një ndërfaqeje në internet eliminon kostot e transmetimit, riprodhimit dhe shpërndarjes së dokumenteve që lidhen me arkivimin tradicional të dokumenteve.
Për shkak të jetëgjatësisë së kufizuar të mediave kompjuterike dhe ndryshimit të standardeve, arkivat elektronike kërkojnë kujdes dhe mirëmbajtje të vazhdueshme. Meqenëse dokumentet në fillim të ciklit të tyre jetësor pritet të aksesohen ose konsultohen më shpesh, është e dëshirueshme që ato të ruhen në mediume ruajtjeje afatgjatë.
Gjurmueshmëria
Një veçori tjetër shumë e rëndësishme e një arkivi elektronik është regjistrimi i të gjitha veprimeve që ndodhin në një dokument. Gjatë gjithë periudhës së ruajtjes, është e mundur të përcaktohet se cili përdorues e ka parë çdo dokument, nëse e ka printuar, dërguar me e-mail, etj. Pasi dokumentet janë në sistemin e-Arkivit, ato nuk mund të modifikohen pa regjistruar një gjurmë auditimi .
Kursimi i hapësirës dhe parave
Dokumentet e arkivuara në mënyrë elektronike pothuajse nuk kërkojnë hapësirë fizike. Rreth 100,000 dokumente mund të ruhen në një disk me madhësinë e një DVD për vetëm 5€. Kjo eliminon nevojën për hapësirë arkivore dhe kursen para në kostot e printimit. Dokumentet që janë printuar në të kaluarën dhe të depozituara në kabinetet e dosjeve për arkivin tonë janë printuar praktikisht në e-arkiv pa kosto.
Integrimet
Sistemi i dokumenteve EBA DMS ofron një shkallë të lartë fleksibiliteti dhe mundësi për t’u integruar me paketa dhe zgjidhje të tjera softuerike. Kështu, ai mbështet:
Integrimet në web
- BizBox/zzi.net (Automatic forwarding and reading of all emails)
- Email POP3/IMAP (Automatic email routing)
- Microsoft Office 365
- AS2 data exchange
- Standard EANCOM / EDIFACT
- e-Invoice
- UJP.NET
- EBA Exchange
- ZBS B2B communication interface
- SKB Exchange
- Mobile document signing
- Integration with Microsoft Sharepoint
- IIntegration with online forms
- Integration with Signotec signature plates
SDK Tool
EBA DMS ofron lidhje me sistemet e informacionit të biznesit. Disa mjete integrimi janë të disponueshme për të vendosur një lidhje midis çdo sistemi IT dhe EBA DMS.
Metoda më e përdorur e lidhjes është përmes një biblioteke softuerike të quajtur EBAXCOM. Kjo lejon që sistemi i informacionit të biznesit dhe sistemi i dokumenteve të bashkohen në një mjedis pune. Kjo do të thotë që përdoruesit përfundimtarë do të përjetojnë një ndryshim shumë më të vogël kur zbatojnë EBA DMS sesa kur implementojnë çdo sistem tjetër dokumentesh.
EBAXCOM është një bibliotekë softuerësh e orientuar drejt objekteve e shkruar në teknologjinë COM. Ai lejon pothuajse çdo gjuhë programimi, dhe për rrjedhojë pothuajse çdo sistem informacioni biznesi që funksionon në një sistem operativ Windows, të përdorë dhe thërrasë objektet dhe funksionet e kësaj biblioteke.
Një mënyrë tjetër për të integruar EBA DMS dhe sistemet e informacionit është përdorimi i mjeteve të zhvillimit të EBA. Sistemi i dokumenteve EBA DMS ka mjedisin e vet të zhvillimit për zhvillimin e funksionaliteteve shtesë duke përdorur EBA Developer Tool. Duke përdorur këtë teknologji, është zhvilluar integrimi i plotë i EBA DMS me sistemin e informacionit SAP.
Ky mjedis zhvillimi lejon zhvillim shtesë të funksionaliteteve specifike të sistemit, gjë që rrit fleksibilitetin e EBA DMS, pasi zhvilluesit mund të zhvillojnë module dhe programe shtesë pa ndërhyrë në sistemin bazë. Qëllimi i këtij mjeti është të lejojë përdoruesit më të mëdhenj të EBA DMS që kanë zhvillimin e tyre të zhvillojnë module shtesë dhe të mbulojnë vetë nevojat e tyre specifike.
Mjedisi i zhvillimit të EBA Developer lejon zhvillimin e moduleve të softuerit brenda EBA DMS. Gjuha e programimit e përdorur për zhvillim është JavaScript. Grupi i bibliotekave me të cilat zhvilluesit mund të zhvillojnë është i madh dhe ju lejon të punoni me bazat e të dhënave, të punoni me web dhe protokollet e rrjetit, të punoni me miniaplikacione grafike dhe të krijoni ndërfaqe grafike, të punoni me skedarë XML, të punoni me shërbime në internet (SOAP), të punoni me SAP objektet dhe thirrjet, dhe puna me objekte dhe dokumente të brendshme EBA DMS.
Softeh ofron shërbimet e mëposhtme në fushën e sistemeve të dokumenteve:
Përcaktimi i proceseve të biznesit në menaxhimin e dokumenteve
Implementimi i procesit të biznesit duke përdorur sistemin e dokumenteve EBA;+
Edukimin dhe këshillimin e përdoruesve
Për një zgjidhje softuerike për menaxhimin e dokumenteve, ne rekomandojmë paketën softuerike të EBA-së. Kjo është një kompani, biznesi kryesor i së cilës është softueri i menaxhimit të dokumenteve. Softeh është një partner i EBA.
Avantazhi ynë ndaj kompanive të tjera është aftësia jonë për të integruar sistemin tonë të dokumenteve me sisteme të ndryshme informacioni biznesi. Rezultati i një integrimi të tillë është që fatura njihet automatikisht pas skanimit dhe transferohet në sistemin ERP të zgjedhjes suaj.
