EBA DMS
Dokumentni sistem – EBA
Podjetja se dnevno srečujejo z dokumenti v papirni in digitalni obliki. Najpogosteje dokumente v papirni obliki hranimo v omarah, medtem ko so dokumenti v elektronski obliki shranjeni v različnih e-predalih. Takšno upravljanje z dokumenti je ponavadi zamudno in neučinkovito. Poleg tega je pretok dokumentov v podjetju prepočasen in ni centraliziran.
Uvedba dokumentnega sistema (angl. Document Management System) je postopek, s katerim se natančno definirajo poslovni procesi pri upravljanju z dokumenti, zatem pa se definirani procesi, skupaj z vlogami, implementirajo v informacijskih sistemih za upravljanje z dokumenti – DMS (angl. Document Management System).
Uvedba dokumentnega sistema prinaša številne prednosti. Najpomembnejši dejavnik v trenutnih gospodarskih razmerah je dolgoročno znižanje stroškov upravljanja z dokumenti in povečanje učinkovitosti:
- neposredni prihranek stroškov za potrošni material;
- neposredni prihranek pri stroških za kopiranje dokumentov in njihovo distribucijo;
- hitrejše iskanje, dostop, distribucija in potrjevanje dokumentov v elektronski obliki. Vse našteto neposredno zmanjšuje porabo časa, posredno pa tudi stroške upravljanja z dokumenti.
Poleg stroškovne učinkovitosti ima uvedba dokumentnega sistema še naslednje prednosti:
Hitro iskanje in enostavna dosegljivost dokumentov.
Prihranek časa pri iskanju dokumentov.
Nadzor nad procesnim tokom dokumentov, enostavno in hitro posredovanje dokumentov ostalim sodelavcem.
Centraliziran sistem omogoča sledenje toka dokumentov, nadzor nad dostopi do dokumentov in možnost dostopa do dokumentov iz različnih lokacij.
možnost dostopa do dokumentov preko različnih naprav (računalnik, pametne tablice, pametni telefoni, različni terminali z možnostjo dostopa do dokumentov znotraj DMS preko spletnih vmesnikov)
elektronski arhiv je kadarkoli dosegljiv in enako verodostojen kot fizični arhiv
usmerjanje dokumentov v delovne postopke – na primer potrjevanje in elektronska likvidacija dokumentov
avtomatiziran digitalni zajem in prepoznavanje vseh vrst prejetih dokumentov kot so računi, dobavnice, naročila, pogodbe, atesti,…
Avtomatiziran zajem podatkov iz drugih poslovnih aplikacij (povezava na podatke o nabavi).
Obvladovanje nabavnih in prodajnih pogodb ter aneksov.
Centralizacija upravljanja z dokumenti na vseh nivojih: obstajajo jasna pravila za ravnanje z dokumenti.
Skladnost s smernicami GPRD.
Projektno vodenje
Za gladko delovanje podjetja je pomembno, da so procesi v podjetju urejeni in podprti s takšnimi poslovno informacijskimi rešitvami, da bo delo uporabniku olajšano.
Podjetja uvedbi dokumentnega sistema v preteklosti še niso posvečala veliko pozornosti, pred nami pa je prihodnost, kjer bo podjetje brez dokumentnega sistema težko uspešno poslovalo tako s fizičnimi kot poslovnimi subjekti. Nahajamo se v obdobju, kjer se podjetja ali zaradi lastnih interesov ali zato, ker so na nek način prisiljena, odločajo za uvedbo dokumentnega sistema v svoje procese dela.
Pri uvedbi dokumentnega sistema je izredno pomembno, da si implementacijski partner, ki ga podjetje najame za uvedbo, vzame dovolj kvalitetnega časa, da natančno pregleda in popiše procesni tok različnih tipov dokumentov v podjetju. Vsi procesi podjetja so v nekem trenutku povezani z dokumenti in pomembno je, da so ti procesi najprej ustrezno zaznani, nato pa še ustrezno podprti znotraj dokumentnega sistema in preko integracijskih vtičnikov povezani z ostalimi poslovno informacijskimi sistemi podjetja.
Ekipa podjetja Softeh si je z leti delovanja nabrala že veliko izkušenj iz uvedbe dokumentnega sistema v podjetjih različnih gospodarskih panog. Dokumentni sistem EBA DMS smo vpeljali v procese proizvodnih podjetjih, trgovskih podjetjih, v javnih komunalnih podjetjih, bančnem sektorju, podjetju za najeme in souporabo vozil…
Vsakega izziva se lotimo z veliko angažiranostjo, procese natančno preučimo in skupaj z naročnikom procese uspešno podpremo z dokumentnim sistemom.
Avtomatizacija ključnih procesov
Rešitev EBA DMS pokriva 3 ključna poslovna področja:
- Obvladovanje dokumentov (Document Management)
- Obvladovanje delovnih postopkov (Process Managment)
- Obvladovanje obrazcev (Forms Management)
Obvladovanje dokumentov – Neodvisen in avtomatiziran digitalni zajem in prepoznavanje vseh vrst prejetih dokumentov ne glede na vrsto in tip transportnega medija.
Obvladovanje delovnih postopkov – EBA ima vgrajeno napredno logiko usmerjanja in posredovanja poslovnih dokumentov glede na različne variabilne parametre, kar omogoča veliko stopnjo fleksibilnosti pri pravilnem usmerjanju dokumentov pravim osebam. Podpisovanje dokumentov je tako mogoče s pomočjo aplikacije, spleta ali mobilne naprave. Omogočena je avtomatizirana več-nivojska veriga potrjevanja, ki je vezana tako na tip, kakor tudi na klasifikacijo dokumenta, višino stroška in stroškovne nosilce.
Obvladovanje obrazcev pa pokriva dva različna, a pomembna področja.
Vhodni obrazci – spremenite kakršni koli papirni obrazec v spletni obrazec in ga interno ali javno objavite. Zajem takih obrazcev je avtomatiziran in preprost, brez potrebnega pretipkavanja.
Izhodni obrazci – Obvladujemo ročno generirane izhodne dokumente, kot so izdani računi, pogodbe, naročila, servisni nalogi, kar omogoča drastično znižanje porabe papirja.
Vhodni obrazci —Capturing Data (Webforms)
- Turn any paper-based form into an online form
- Validate data as it’s entered (no re-keying)
- Capture signatures on forms
- Merge data with fillable PDFs for pixel-perfect output
- Store in Webdocs (if form needs to be preserved)
Izhodni obrazci —Generating Business Output (iForms)
- Eliminate pre-printed forms
- Generate form document output as PDF, TIFF, Excel, and CSV
- Use spool files, text files, XML, and database for source data
- Create individual documents or document packets
- Print, email, and file automatically to network folder, SharePoint, or Webdocs
Podprti poslovni procesi
Aplikacija EBA podpira različne poslovne procese, ki so popolnoma prilagojeni uporabnikom. Tako lahko podjetja takoj dvignejo produktivnost in povečajo svojo konkurenčno prednost, saj jim ni potrebno prilagajati lastnih procesov obstoječim rešitvam. Skupaj z EBA uporabniki smo tako uspešno pokrili naslednje poslovne procese:
EBA DMS je skladna z zahtevami s področja certificiranja sistemov vodenja kakovosti QMS. Zagotavlja učinkovito upravljanje dokumentacije v skladu z zakoni in predpisi. Rešitev je v veliko pomoč pri lažjem in učinkovitejšem izvajanju periodičnih preverjanj. Omogoča upravljanje z vsemi informacijami, povezanimi s proizvodnjo izdelkov in izvajanjem storitev, ki zahtevajo visoko stopnjo zagotavljanja kakovosti. Zmanjšuje tveganja finančnih izgub, prekoračenih rokov, varnostnih težav ali zmanjšanja ugleda.
Prinaša naslednje funkcionalnosti:
- poenostavitev vseh postopkov pri operacijah, ki jih povezujemo z ISO dokumentacijo;
- enostavno, hitro in pregledno distribucijo ISO dokumentov uporabnikom;
- enostavno in pregledno sledljivost dokumenta (revizije, verzije);
- integracijo z MS office orodiji;
- revizijsko sled dokumenta (kdo, kdaj in na kakšen način je pristopal oz. uporabljal dokument);
- enostavno dodeljevanje pravic uprabnikom ISO dokumentacije do posameznih dokumentov;
- prihranek časa pri delu z dokumenti kakovosti ISO (ocena uporabnikov);
- dostop do sleherne informacije vezane na uporabo ISO dokumentacije v le nekaj sekundah;
- obveščanje uporabnikov o novih veljavnih dokumentih;
- celovit nadzor nad celotnim življenjskim ciklom ISO dokumentacije.
Projekt skozi svoje življenjsko obdobje vključuje različne vrste dokumentov in za uspešno vodenje in izvedbo projekta je potrebna urejena projektna dokumentacija. Če jo nadgradite z uporabo črtne kode, se postopek digitalizacije, indeksiranja in povezovanja dokumentov z ustreznimi evidencami v tej rešitvi popolnoma avtomatizira.
Dodatna ključna prednost je internetni dostop do projektne dokumentacije, saj omogoča vsem udeležencem projekta pregled nad dokumentacijo tudi z oddaljenih lokacij. Dodajanje, urejanje in odobritev dokumentacije od vaših zaposlenih ne zahteva fizične prisotnosti, temveč lahko slednje opravijo tudi od doma, na službeni poti ali v kraju projekta.
EBA DMS tako podpira vse procese, ki se izvajajo v okviru projektne pisarne, kot so:
- vodenje postopka za izvedbo projekta
- vodenje projektne dokumentacije
- nadziranje kakovosti izdelkov projekta
- upravljanje z izdelki projekta
- obvladovanje tveganj pri projektu
- spremljanje izdelkov projekta
- spremljanje predpisanih obrazcev
Proces za uspešno in pravočasno reševanje reklamacij vključuje različne dokumente in zaposlene, ki potrebujejo dostop do vseh virov informacij s kateri razpolaga podjetje.
Z EBA DMS bo reševanje reklamacij potekalo elektronsko, omogočeno bo pregledno, usklajeno in sistematično reševanje. Ne nazadnje vam orodje omogoča, da podane informacije vključite v izboljšave svojih proizvodov in izdelavo novih.
Če se boste odločili za uporabo EBA DMS rešitve, vam zagotavljamo:
- zmanjševanje tveganj reševanja reklamacij z upravljanjem in sledenjem postopkov reševanja ter komunikacije s kupci,
- rešitev reklamacije v predpisanih rokih in v skladu z zakonodajo,
- povečan bo ugled blagovne znamke zaradi izboljšanja odnosov s kupci,
- izboljšano preglednost reševanja reklamacij z izdelavo revizijskih poročil o poteku postopka reševanja reklamacij,
- povečanje varnosti dostopa do podatkov o reklamacijah.
EBA DMS ponuja popoln nadzor in upravljanje HACCP dokumentacije, ne glede na vrsto in obliko dokumenta. Samodejni delovni krogi in pravila zagotavljajo, da so dokumenti ustrezno usmerjeni za preglede in odobritve. EBA DMS tako ponuja hrambo celotne zgodovine sprememb dokumentov. Pridobitve, ki jih prinaša EBA DMS, so:
- podpora vseh oblik in tipov dokumentov (Varnostni listi, Atest-i,certifikati skladnosti, spremljanje surovinskih sestav, predpisov, normativov,…)
- podpora elektronskih obrazcev,
- uporaba predlog dokumentov,
- vodenje celotne zgodovine dokumenta,
- izpis revizijske sledi,
- sistem za obveščanje ob spremembah dokumentov,
- samodejno izvajanje akcij pri mejnih podatkih,
- možnost oddaljenega dostopa do dokumentov,
- varovanje dokumentov pred nepooblaščenimi osebami.
Kadrovska ali personalna mapa zaposlenega je zbir vseh potrebnih dokumentov in informacij, ki jih podjetje / kadrovik nujno potrebuje pri svojem delu v zvezi z urejanjem delovnih razmerij. Te podatke mora zbirati in trajno hraniti in posredovati na predpisanih obrazcih različnim institucijam. Več informacij kot ima, bolj učinkovit je lahko pri svojem delu. Seveda pa mora pri tem nujno spoštovati pravila varovanja osebnih podatkov in zahtev, ki jih prinaša GPRD.
V kadrovski mapi tako na pregleden način ustvarimo pregled nad obveznimi evidencami po Zakonu o evidencah na področju dela in socialne varnosti:
- evidenco o zaposlenih delavcih (podatki o delavcu, podatki o delovnem dovoljenju, podatki o pogodbi o zaposlitvi, podatki o prenehanju pogodbe o zaposlitvi)
- evidenco o stroških dela (mesečno podatki o plačah in nadomestilih plač, podatki o drugih stroških dela, podatki o zakonsko določenih prispevkih za socialno varnost za posameznega delavca);
- evidenco o izrabi delovnega časa (dnevno podatki o številu ur, nadur)
- evidenco o oblikah razreševanja kolektivnih delovnih sporov pri delodajalcu.
Za posameznega sodelavca pa pregledno vodimo zbir dokumentov kot so naprimer:
- dokumente postopka zaposlitve in delovnega razmerja,
- dokazila o izobrazbi in izobraževanju,
- pogodbo o zaposlitvi in anekse,
- zdravniška spričevala,
- kadrovski vprašalnik,
- potrdila o usposabljanju,
- razvoj sodelavca,
- obvestila o letnem dopustu,
- s strani zaposlenega podpisane izjave ipd.
Vsi podatki v kadrovski evidenci seveda zahtevajo vnosa namena ob pregledovanju zaupnih ali tajnih dokumentov. Tako so tudi vsi dokumenti zaščiteni z največjo možno stopnjo kodiranja. Pristop do dokumentov je mogoč zgolj z ustreznim kvalificiranim digitalnim potrdilom in ustreznim nivojem avtorizacij.
EBA DMS enostavno obvladuje tudi proces vodenja nabave. S pomočjo elektronskega obrazca ali elektronske pošte se sproži postopek kreiranja povpraševanje (zahtevnico), ki zahteva potrditev s strani nadrejene osebe. Ob potrditvi se samodejno sproži postopek v nabavno službo, ki iz tega naredi naročilnico in jo s pomočjo aplikacije EBA DMS neposredno preko varne povezave posreduje dobavitelju. Ob izdobavi naročila imamo tako zmeraj kontrolo nad prejetimi računi, saj jih sistem EBA DMS samodejno poveže s odposlanim naročilom. Postopek likvidacije tako prejetih računov je preprost in transparenten, kar zagotavlja poenostavitev likvidacijskega postopka takega prejetega računa.
Podjetje se lahko znajde v različnih vlogah. Pripravi razpis, preko katerega zbira ponudbe ali se samo prijavi na razpis, ko oddaja ponudbo. V ta namen mora sprožiti različne postopke, odgovarjati ali postavljati vprašanja, pridobiti ali oddati dokumente, za kar je potreben pregleden in sistematičen pristop, saj je pri tem vezano tudi na predpisano časovnico (roke). Da so ti postopki preglednejši, enostavnejši, je EBA DMS še posebej priročna. Z njo si je mogoče nastaviti tudi opomnike, ki nas opominjajo na posamezna opravila ali približajoče se roke.
Elektronski arhiv
Elektronsko arhiviranje predstavlja najpomembnejši del sistema EBA DMS. Osnovni namen elektronskega arhiva je urejena hramba dokumentov, ki so že od svojega nastanka izključno v elektronski obliki ali pa so bili digitalizirani v procesu zajema. Poleg hrambe EBA DMS zagotavlja nadzor in upravljanje z vsemi fazami življenjskega cikla dokumentov. Tako z naprednimi funkcijami zagotavlja visoko stopnjo varnosti in zanesljivost delovanja sistema. Varnost in zaščito dokumentov in datotek v elektronski hrambi EBA DMS zagotavlja s sistemom avtentikacije ter avtorizacije uporabnikov s pomočjo kvalificiranih digitalnih potrdil, ki se izvaja na različnih ravneh – od celotnega arhiva do posameznega dokumenta.
Prednosti elektronskega arhiviranja
Elektronski arhiv ima veliko prednosti pred klasičnim sistemom arhiviranja, saj med drugim omogoča učinkovitejšo kontrolo nad uporabo dokumentov (beleži se lahko vsak vpogled, sprememba ali izpis dokumenta, kar zagotavlja revizijsko sledljivost skozi ves čas hrambe), časovno in krajevno neodvisno dostopnost do dokumentov, njihovo varno hranjenje. Ker lahko zaposleni dostopajo do dokumentov prek spletnega vmesnika odpadejo stroški posredovanja, razmnoževanja in razpošiljanja dokumentov, ki so povezani s klasičnim načinom arhiviranja dokumentov.
Prednosti elektronskega arhiviranja
Še ena zelo pomembna lastnost elektronskega arhiva je beleženje vseh akcij, ki se zgodijo nad dokumentom. Celoten čas hrambe je možno ugotoviti kateri uporabnik je pregledoval posamezne dokumente, ali ga je natisnil, poslal preko elektronske pošte in podobno. Ko so enkrat dokumenti v sistemu e-arhiva, jih ni možno spreminjati brez beleženja revizijske sledi.
Prihranek na prostoru in denarju
Elektronsko arhivirani dokumenti skorajda ne potrebujejo fizičnega prostora. Nekaj 100.000 dokumentov lahko shranimo na disk, ki je velikosti DVD-ja in stane zgolj 5€. Tako ne potrebujemo prostora za arhiv in prihranimo denar na stroških tiskanja. Dokumenti, ki so bili v preteklosti natisnjeni in zloženi v registratorje za potrebe lastnega arhiva, se tako virtualno natisnejo v e-arhiv brez stroškov.
Integracije
Dokumentni sistem EBA DMS prinaša veliko stopnjo fleksibilnosti in možnosti poveza z drugimi programskimi paketi in rešitvami. Tako podpira različne transportne in komunikacijske kanale kot so.
Spletne integracije
- BizBox/zzi.net (Samodejno posredovanje in prebiranje vseh elektronskih sporočil)
- Elektronska pošta POP3/IMAP (Samodejno usmerjanje elektronske pošte)
- Microsoft Office 365
- Podatkovna izmenjava AS2
- Standard EANCOM / EDIFACT
- Moj.Eračun
- UJP.NET
- EBA Exchange
- ZBS B2B komunikacijski vmesnik
- SKB Exchange
- Mobilno podpisovanje dokumentov
- Integracija s Microsoft Sherpoint portalom
- Integracija s spletnimi obrazci
- Integracija s podpisnimi Signotec tablicami
SDK Orodje
EBA DMS omogoča povezljivost s poslovno informacijskimi sistemi. Za integracijo je na razpolago več orodij, s katerimi je mogoče pripraviti povezavo med poljubnim informacijskim sistemom ter EBA DMS.
Najpogosteje uporabljeni način povezljivosti je s pomočjo programske knjižnice, imenovane EBAXCOM. Ta omogoča, da se poslovno informacijski sistem in dokumentni sistem zlijeta v eno delovno okolje. S tem dosežemo, da za končne uporabnike uvedba dokumentnega sistema EBA DMS predstavlja bistveno manjšo spremembo, kot bi le-ta bila ob uvedbi katerega drugega dokumentnega sistema.
EBAXCOM je objektna programska knjižnica, napisana v COM tehnologiji. Ta omogoča, da lahko praktično vsak programski jezik in s tem tudi praktično vsak poslovno informacijski sistem, ki deluje na Windows operacijskem sistemu, uporablja in kliče objekte in funkcije te knjižnice.
Drugi način povezovanja EBA DMS in informacijskih sistemov je z uporabo EBA razvojnih orodij. Dokumentni sistem EBA DMS ima svoje lastno razvojno okolje za razvoj dodatnih funkcionalnosti s pomočjo orodja EBA Developer. Z uporabo te tehnologije je bila razvita celotna integracija sistema EBA DMS z informacijskim sistemom SAP.
To razvojno okolje omogoča dodaten razvoj specifičnih funkcionalnosti sistema, s katero EBA DMS povečuje fleksibilnost, saj lahko razvijalci razvijejo dodatne module in programe brez posegov v jedro sistema. Namen tega orodja je, da lahko večji uporabniki sistema EBA DMS, ki imajo lasten razvoj, sami razvijajo dodatne module ter sami pokrivajo svoje specifične potrebe.
Razvojno okolje EBA Developer omogoča razvoj programskih modulov znotraj EBA DMS. Programski jezik, ki se uporablja za razvoj, je JavaScript. Nabor knjižnic, s katerimi lahko razvijalci razvijajo, je velik in omogoča delo z bazami podatkov, delo s spletom in mrežnimi protokoli, delo z grafičnimi gradniki in pripravo grafičnih vmesnikov, delo z XML datotekami, delo s spletnimi storitvami (SOAP), delo z SAP objekti in klici ter delo z internimi EBA DMS objekti in dokumenti.
Podjetje Softeh izvaja naslednje storitve iz področja dokumentnih sistemov
definicija poslovnih procesov pri upravljanju z dokumenti
izvedba poslovnega procesa z dokumentnim sistemom EBA;+
izobraževanje uporabnikov in svetovanje
Za programsko rešitev upravljanja z dokumenti našim naročnikom priporočamo programski paket podjetja EBA. Gre za podjetje, katerega osnovna dejavnost je programska oprema za upravljanje z dokumenti. Podjetje Softeh ima status partnerja podjetja EBA.
Naša prednost pred ostalimi podjetji je usposobljenost za integracijo dokumentnega sistema s različnimi poslovno informacijskimi sistemi. Rezultat takšne povezave je, da se račun po skeniranju samodejno prepozna in prenese v izbran poslovno informacijski sistem ERP.
